Trong đời sống hàng ngày và công việc, bạn có thể gặp trường hợp này. Ví dụ, nếu bạn đang thuyết trình trong một cuộc họp, và bạn thấy rằng bạn đã nói quá nhiều chi tiết và mọi người đã bắt đầu ngáp dài. Hoặc cũng có trường hợp bạn chỉ đưa ra ít thông tin quá mức cần thiết, và mọi người không thể hiểu bạn muốn truyền đạt điều gì. Đó chính là tình huống mà chúng ta gọi là "thể hiện quá mức" hay "thể hiện không đủ".
Dù trong cuộc sống hay công việc, việc điều chỉnh "đúng mức" là điều vô cùng quan trọng. Điều này có nghĩa là chúng ta phải đưa ra thông tin phù hợp với đối tượng nghe, tránh việc quá tải thông tin hay thiếu hụt nó.
Trên thực tế, có rất nhiều ví dụ về "thể hiện quá mức" và "thể hiện không đủ". Ví dụ như trong một buổi thuyết trình, nếu bạn thể hiện quá nhiều chi tiết và không cung cấp kết luận rõ ràng, người nghe có thể cảm thấy bối rối và không biết bạn muốn họ hiểu những gì. Mặt khác, nếu bạn chỉ thể hiện sơ lược, người nghe sẽ không nhận được đủ thông tin để hiểu và tiếp thu nội dung. Cả hai trường hợp đều gây nên kết quả tiêu cực và không đạt mục tiêu của buổi thuyết trình.
Một ví dụ khác, giả sử bạn đang hướng dẫn một nhóm bạn bè học nấu ăn. Nếu bạn giải thích quá nhiều về các kỹ thuật nấu ăn mà họ chưa từng thực hiện, họ có thể cảm thấy quá tải thông tin và lúng túng. Ngược lại, nếu bạn chỉ mô tả qua loa và bỏ qua các bước chi tiết, họ sẽ không thể hiểu rõ cách thực hiện và cuối cùng sẽ thất bại trong việc làm ra món ăn. Đây là tình trạng thể hiện quá mức hoặc không đủ, ảnh hưởng lớn đến kết quả đầu ra.
Như đã nêu trên, việc thể hiện quá mức hay không đủ đều có tác động tiêu cực lên cuộc họp, buổi thuyết trình, hoặc thậm chí cả việc học nấu ăn. Để tránh những hậu quả không mong muốn này, bạn cần học cách thể hiện đúng mức.
Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu đối tượng nghe. Bạn cần xem xét trình độ kiến thức của họ về chủ đề mà bạn đang trình bày. Điều này sẽ giúp bạn quyết định cần đưa ra thông tin chi tiết như thế nào. Đơn giản hóa thông tin cho những người chưa hiểu rõ, và thêm vào chi tiết sâu hơn cho những người đã am hiểu về chủ đề.
Tiếp theo, bạn cần cân nhắc thời gian bạn dành cho việc trình bày. Đừng để cuộc họp hay buổi thuyết trình kéo dài quá lâu, điều này có thể khiến người nghe cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung. Ngược lại, nếu bạn cố gắng nhanh chóng đưa ra thông tin mà không cung cấp đủ chi tiết, bạn có thể sẽ không thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
Cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra lại sự hiểu biết của người nghe sau khi bạn đã trình bày. Điều này giúp bạn xác định xem họ đã nắm bắt được thông tin chưa, hoặc bạn có cần phải bổ sung thêm thông tin hay không.
Bằng cách học cách thể hiện đúng mức, bạn sẽ có thể truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả hơn, đồng thời tạo ra mối quan hệ mạnh mẽ hơn với người nghe.
